Vaikka hakijaa pyydetään lähettämään hakemus hakulinkin kautta Teamioon, joitakin hakemuksia saattaa tulla suoraan esimiehen tai HR:n sähköposteihin. Tätä varten olemme kehittäneet Inbox-toiminnon, jonka saat käyttöösi osana nykyistä sopimustanne. Mikäli kaipaat toiminnon suhteen apua tai neuvoja, autamme sinua mielellämme.
Inbox osaa tunnistaa tiedot saapuneista CV:istä ja täyttää tiedot valmiiksi hakijan profiiliin. Sinun tarvitsee vain siirtää hakija mukaan haluamaasi avoimeen hakuun.
Inboxin hyödyt
Inbox on älykäs postilaatikko suoraan Teamiossa.
Inboxiin voit ohjata
- Sähköpostiisi saapuneet hakemukset ja CV:t
- Muut tärkeät liitetiedostot tai hakijan kanssa käydyn viestien vaihdon
Hakijat voivat myös itse lähettää CV:nsä suoraan Inboxiin esimerkiksi printti-ilmoituksessa tai muussa yhteydessä mainitun sähköpostiosoitteen kautta.
Näin sinulla on mahdollisuus saada CV:t suoraan Teamioon kaikista lähteistä – helposti ja yksinkertaisesti ilman tietojen manuaalista syöttämistä.
Näin Inbox toimii
Varmista, että inbox on kytketty käyttöösi
Pyydä meitä luomaan yrityksellenne oma inbox. Inbox/sähköpostiosoite on muotoa yrityksennimi@teamio.eu. Tähän osoitteeseen saapuneet viestit näkyvät Inboxissa.
Viestien vastaanotto
Kaikista sähköpostiosoitteista voidaan lähettää tai välittää viestit Teamion Inboxiin.
Tieto saapuneista viesteistä sekä linkki Inboxiin löytyy aloitussivulta kirjauduttuasi Teamioon.
Lista saapuneista viesteistä
- Laitimmaisena vasemmalla näytetään hakijan nimi, mikäli se on tunnistettu CV:stä.
- Keskellä näytetään viestin aihe/otsikko.
- Laitimmaisena oikealla näytetään viestin lähettäjä, sekä aika jolloin viesti on saapunut Inboxiin.
Hakijan tunnistaminen
Inbox pystyy lukemaan kaikki yleisimmät tiedostomuodot (kuten pdf tai doc(x)) sekä monia harvemmin käytettyjä tiedostomuotoja ja poimimaan niistä hakijan seuraavat tiedot:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
Näiden tietojen perusteella tunnistamme järjestelmään tuodut hakijat ja pystymme varmistamaan
- Onko kyseessä täysin uusi työnhakija
- Vai onko kyseessä hakija jonka tiedot löytyvät jo järjestelmästä, esimerkiksi hänen haettuaan joskus aikaisemmin avoimiin tehtäviinne
Viestien käsittely
Kun avaat Inboxiin saapuneen viestin, näet alkuperäisen sähköpostiviestin tekstin sekä voit esikatsella kaikkia liitetiedostoja. Voit myös tarkistaa ja tarpeen vaatiessa muokata esitäytettyjä hakijan tietoja.
Inboxissa kohtaat todennäköisimmin kolmea erityyppistä viestiä:
1. Uuden työnhakijan tiedot tunnistetaan CV:stä
Uuden hakijan tiedot haetaan automaattisesti CV:stä ja voit tehdä hakijalle seuraavat toimenpiteet:
- Lisää hakija mukaan avoimeen hakuun
- Tallenna hakija järjestelmään lisäämättä kuitenkaan mihinkään tällä hetkellä avoinna olevaan hakuun
2. Hakijan tunnistetaan jo olevan Teamiossa
Mikäli Teamio tunnistaa Inboxiin saapuneen CV:n perusteella, että hakija on jo järjestelmässä, saat ruudulle tästä ilmoituksen, kun avaat viestin.
Voit vahvistaa että haluat tallentaa viestin liitteineen olemassa olevan työnhakijan tietoihin.
Mikäli haluat vielä kuitenkin tarkistaa onko kyseessä todella sama hakija, klikkaamalla Näytä lisää pääset näkemään jo järjestelmässä olevan hakijan viimeisimmän hakemuksen, muistiinpanot sekä tägit.
Mikäli kyseessä ei ole sama hakija, voit muuttaa tiedot ja luoda näin Teamioon uuden työnhakijan.
3. Hakijan nimeä ei tunnistettu
Mikäli hakijan nimeä ei tunnistettu, voit helposti täyttää puuttuvat tiedot manuaalisesti.
Määritä lähde josta työnhakija on saapunut Teamioon
Viimeinen vaihe on määrittää lähde, jonka kautta työnhakija on hakemuksen lähettänyt (esimerkiksi ”Sähköposti”, ”Facebook”, ”Rekrytapahtuma” yms.)
Heräsikö kysyttävää? Laita meille sähköpostia teamio@almamedia.fi tai soita 010 665 2170 (ma-pe klo 8:30-16:30).